Comment gérer efficacement les mails de relance avec des outils automatisés ?

Gérer un flux incessant d’emails peut très vite devenir une source de stress et de perte d’efficacité au travail. On gaspille beaucoup trop de temps à consulter les boîtes de courrier électronique, à répondre aux questions par écrit qui pourraient pourtant être réglées de vive voix, à faire le tri entre les diverses sollicitations non désirées. C’est ainsi que beaucoup de tâches liées aux emails peuvent être automatisées afin de libérer de l’énergie et fluidifier la productivité. Cependant, sans automatisation et sans système, cela peut s’avérer complexe. Voici quelques outils et méthodes pour que les mails soient au service de votre travail et non l’inverse.

Comment créer des filtres ou des règles automatiques ?

La première technique consiste à filtrer les emails pour qu’ils soient classés, transférés ou étiquetés de manière automatique. De cette façon, les mails sur un projet précis peuvent être automatiquement regroupés, de même que ceux concernant l’administratif seront déplacés dans le bon dossier. Les filtres peuvent représenter un gain de temps considérable, en association à la création de dossier, de modèles de mails ou d’étiquettes. Non seulement, la boîte de réception sera mieux organisée, mais vous pouvez vous consacrer à une autre tâche.

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L’importance de la relance par mail

Force est de constater que les prospects répondent rarement aux sollicitations par email. Ce phénomène s’explique de plusieurs manières :

  • ils sont en déplacement ;
  • ils sont surbookés ;
  • l’email envoyé ne les a pas interpellés.

Les prospects reçoivent une grande quantité de messages, généralement avec une proposition commerciale, ce qui peut noyer le mail envoyé dans la masse. Afin de parvenir à se distinguer, il est important de se démarquer et d’attirer l’attention pour que les contacts décident de revenir vers la marque. Ainsi, il est nécessaire de personnaliser la relance, à se mettre à la place du prospect, à tenter de le découvrir pour lui offrir ce qu’il désire. Via un message impactant, la marque est sure d’attirer l’attention de son prospect. Néanmoins, il faut prendre en compte que 90% des prospects ne vont pas répondre, d’où l’importance de la relance en bonne et due forme.

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Pourquoi automatiser les mails de relance ?

Une campagne marketing est un ensemble d’étapes et de démarches rébarbatives, qui peuvent occuper beaucoup de temps et lourd à maintenir. Pour éviter de développer ce genre de procédures, mieux vaut utiliser un service tiers. Dans le cas d’un mail de relance automatique, rien de tel que de bénéficier de l’ensemble de la puissance et des fonctionnalités des rooters de mails, via des briques d’automatisation. Cela permet de mettre à jour les utilisateurs en direct via la base de données du routeur et ce dernier qui va s’occuper d’exécuter les scénarios.

Le fonctionnement de la relance automatique grâce aux scénarios d’emails

Il est possible de créer des scénarios d’emails pour relancer les prospects automatiquement. Cette opération est appelée Sales Automation. Avec ce système, une entreprise peut créer un scénario de plusieurs emails personnalisés pour cibler des comptes clés. La norme veut qu’il soit conseillé de relancer les contacts via 6 à 7 mails. Même cela peut paraître beaucoup, les statistiques démontrent qu’un prospect répond favorablement au bout du 4è mail. De toute évidence, le message envoyé dans rester intéressant et correspondre à un besoin du prospect. En effet, il n’est pas suffisant de juste présenter l’entreprise. Au contraire, mieux vaut parler directement des services proposés et de le démontrer qu’ils répondront à ses problématiques. La règle est que le futur client doit se sentir engagé par le message.

Afin de créer des scénarios, il est possible de les enregistrer dans un outil de Sales Automation, tel qu’un logiciel CRM pour ensuite procéder à la programmation des envois. L’outil s’occupe ensuite du reste, dont l’envoi des emails au nom de l’entreprise ou encore le tri des réponses reçues dans la boîte mail. Tout ce qu’il y a à faire c’est de poursuivre le contact. Voici quelques techniques pour la création de scénarios d’emailling intéressants :

  • Opter pour une approche conventionnelle et éviter les mails génériques ;
  • Aller à l’essentiel et proposer un message en 3 à 8 lignes maximum ;
  • Apporter de la valeur et prouver que le service ou le produit proposé est une solution aux problèmes du prospect ;
  • Susciter l’envie du client à prendre contact avec l’entreprise. Une fois cet objectif atteint, la prochaine étape est de lui poser des questions pour répondre au mieux à sa problématique ;
  • Envoyer un mail de relance tous les 10 à 15 jours.