Une conférence, une présentation de produit, une grande réunion de travail entre partenaires, les événements professionnels font partie de la vie de nombreuses entreprises. Pour les organisateurs, ce sont de longues heures passées à travailler, mais vous allez voir qu’en suivant ces quelques recommandations autour de la communication, de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’accueil d’événement et sur le déroulé de la ou des journées de travail, le succès a de grandes chances d’être au rendez-vous !
Faire du teasing autour de l’événement
Lors de l’organisation d’un événement professionnel, vous êtes souvent amené à inviter des partenaires, des collaborateurs et ces derniers peuvent avoir le choix d’être présents ou non. Afin de vous assurer de leur participation, la communication de l’événement doit être soignée. Pour cela, vous pouvez créer un site internet dédié qui donne à la fois les nombreuses informations utiles concernant l’événement, mais aussi le programme. L’avantage est que vous pouvez l’alimenter au fur et à mesure et ainsi éveiller la curiosité des participants. Faites également du teasing autour de l’événement pour faire monter la pression et susciter l’envie de venir. Envoyez pour cela des mails réguliers, avec du contenu et des visuels originaux. Sollicitez les invités afin qu’ils interagissent, en répondant à un quizz par exemple. Plus vous sortirez des clous, plus les partenaires auront envie de venir participer à votre temps fort.
L’accueil : un élément clé le jour de l’événement professionnel
S’il y a bien une notion a particulièrement soigner à l’occasion d’un événement professionnel, c’est l’accueil des participants. Et tout le monde sait à quel point il n’est pas toujours évident d’émarger et de donner toutes les informations nécessaires sur le déroulé de l’événement en évitant les fils d’attente interminables. C’est pour cela que l’utilisation d’un logiciel de gestion d’accueil d’événement comme celui proposé par eventmaker.com facilite le travail, en fluidifiant la phase d’accueil, si essentielle et déterminante.
Un logiciel de gestion d’accueil d’événement offre la possibilité d’effectuer toutes les actions suivantes :
- une gestion des listing jusqu’au dernier moment
- l’impression de badges sur place, avec différents types de formats adaptés à votre événement
- l’utilisation d’une application pour scanner les badges et les QR Codes
- un émargement simplifié sur iPad
- une utilisation simple du logiciel par un personnel d’accueil dédié, mais aussi la possibilité d’un self-enregistrement
- la programmation d’envoie de SMS d’accueil aux invités afin de leur données des informations pertinentes
Pour l’après, un logiciel de gestion d’accueil d’événement est aussi un outil fiable et très utile pour réaliser les reporting et les statistiques qui permettent de juger du succès de l’événement ou non.
Faire vivre l’événement
Considérant que vous aurez pris le temps de soigner le choix du lieu, la mise à disposition du matériel nécessaire, la mise en place d’espaces pour les collations (café, repas etc.), il est important de faire vivre l’événement tout au long de la journée afin que les partenaires et collaborateurs ne s’ennuient pas. Bien sûr, il peut être recommandé de faire appel à des intervenants extérieurs pour animer certaines séquences et traiter certaines thématiques, mais pensez aussi à votre présence sur les réseaux sociaux ! Lors d’événements professionnels, les participants ont tendance à profiter des temps creux pour surfer sur Internet. Alors donnez régulièrement des informations sur les ateliers et publiez des photos afin de donner envie de rejoindre certains groupes et pousser à interagir.
