Vos documents doivent être conservés pendant des durées relativement longues. Réussir à conserver tous les documents importants est une raison de les scanner. Mais il faut savoir choisir le logiciel approprié.
Quels sont les documents concernés ?
Les notes de restaurant doivent être conservées 6 mois. Ce sera 2 ans pour les factures d’appareils informatique. La durée de conservation recommandée est de 5 ans pour les factures d’eau et d’électricité. Vous devez conserver pendant 5 ans l’ensemble de vos documents bancaires et vos contrats de location. Souvenez-vous qu’il est impératif de conserver vos déclarations d’impôts pendant 10 ans. Quant aux fiches de paie et vos documents familiaux, il faudra les conserver à vie !
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Le logiciel de votre imprimante est efficace !
Découvrez ce logiciel de scan disponible sur les imprimantes en général et la vôtre en particulier. Ce type de logiciel est intéressant pour plusieurs raisons. D’une part parce qu’il est facile à utiliser. Il suffit de placer un document dans la partie scanner de votre imprimante et de cliquer sur l’icône « scanner » et le tour est joué ! D’autre part, ce logiciel a l’avantage de ne pas coûter cher. En effet, il est le plus souvent gratuit, car il est inclus dans le prix de votre imprimante.
Scannez avec votre smartphone
Comme vous pouvez le voir sur le web, d’excellentes applis permettent de scanner avec votre smartphone. Certaines sont payantes et d’autres gratuites. Celles payantes ont l’avantage d’être incluses dans une « suite logicielle ». Autrement dit, vous scannez le document avec l’application et vous l’ouvrez puis vous le sauvez dans le cloud avec un autre programme de la « suite logicielle ». Quant aux applications gratuites, elles vous permettent juste de scanner le document. Mais pour l’ouvrir, le sauvegarder dans le cloud ou le modifier, vous devrez vous débrouiller par vous-même. Il est préférable de n’opter pour cette solution que si vous avez de bonnes connaissances en informatique.
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