Ecrire une lettre n’est pas la chose la pus aisée. Vous vous demandez comment terminer une lettre ? Selon le contexte et le destinataire, quelles sont les formules de politesse à connaître ? On fait le point pour vous et on vous donne quelques pistes pour savoir écrire de manière formelle.
L’importance des formules de politesse
On ne le répète jamais assez : oui, en France, on est attaché à la politesse, et notamment aux formules de politesse. La politesse est une expression orale mais aussi écrite. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les formules de politesse à l’écrit. Celles-ci peuvent être nécessaire lors de l’écriture d’une lettre de motivation ou d’un mail de motivation, ou tout simplement pour une requête administrative.
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Les formules de politesse sont importantes dans notre contrée, et pour des raisons bien précises. Par le biais des formules de politesse, il nous est permis de faire une requête spécifique en y mettant les formes. Bien souvent la forme compte plus que le fond, en soi. Et il est bien sûr naturel de décider, en tant qu’employeur, agent administratif ou encore en tant que maire (par exemple), que les formes ont leur importance.
Le ressenti passe aussi par les formes que l’on peut donner à une lettre. Une requête sera toujours mieux reçue si elle est écrite avec respect envers le destinataire. D’où l’importance de faire (bon) usage des formules de politesse dans nos lettres et échanges écrits, quels qu’ils soient.
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Ecrire une lettre et bien choisir sa formule de politesse
Oui, en France, il est souvent demandé voire exigé que les formules de politesse soient employées afin de servir une cause juste : le bon déroulement de toute procédure. Que ce soit dans le secteur de l’administration, de l’emploi, de la vie courante, la politesse est de mise et nos enfants sont au courant de ces codes sociaux très tôt, pour un mieux-vivre ensemble.
Lorsque l’on est confronté pour la première fois à l’écriture d’une lettre, les formules de politesse peuvent manquer. Et même si elles ne manquent pas, comment bien choisir sa formule de politesse ? Quel est le bon contexte pour employer telle ou telle expression de politesse ?
Il existe de nombreuses nuances qui à l’écrit feront la différence. En effet, une formule de politesse peut en dire long sur vous. La politesse peut être plus ou moins formelle, familière, proche ou lointaine. Parce qu’une expression de politesse peut être utilisée pour maintenir une distance saine, elle peut aussi envoyer un certain message. En fonction de la manière dont elle est employée et du contexte qui entoure votre expression de politesse, vous faites passer un message qui peut avoir plusieurs sens.
Alors comment s’y retrouver dans les formules de politesse du français écrit ? Pas de panique, on vous donne quelques exemples de formules de politesse, ainsi que des préconisations pour pouvoir écrire une lettre sans être perdu.
La structure d’une belle lettre
Une belle lettre possède avant tout une structure. Avant même de penser à la formule ou aux formules de politesse qui clôtureront votre lettre, il est évident de bien penser à structurer sa pensée en suivant des codes d’écriture acceptés et répandus.
Une lettre comprend donc un en-tête, un corps et enfin une formule de politesse, suivie de votre signature. L’en-tête de votre lettre ou de votre mail – notamment s’il s’agit d’un mail de motivation – vous identifie en tant qu’auteur de la lettre. Vous y insérez le lieu de rédaction, la date, votre nom et votre prénom ainsi que l’objet du courrier si besoin.
L’en-tête d’un courrier
L’en-tête de votre courrier doit comprendre un certain nombre d’informations pour être lisible et compréhensible. Il doit aussi être placé en haut et à gauche de votre courrier. En effet, en France, l’écriture se lisant de gauche à droit et de haut en bas, on place toujours par tradition l’auteur en haut à gauche d’un courrier (y compris pour un mail si nécessaire).
Votre civilité peut aussi apparaître : Madame ou Monsieur. Le très désuet Mademoiselle n’existe plus désormais. Les titres académiques, aristocratiques ou militaires peuvent également être mentionnés, tels que Professeur, Général, Prince, Docteur…
Votre adresse doit ensuite apparaître en-dessous de votre nom et de votre prénom. Votre adresse, sur lettre, doit apparaître avec une virgule après le numéro, le cas échéant. Code postal et nom de la commune (et pays si besoin) sont ensuite ajoutés.
Le destinataire de votre lettre
Le destinataire de votre lettre est précisé en face de vos propres coordonnées, sous la date de rédaction du courrier.
Le destinataire d’une lettre doit être précisé avec sa civilité, sa fonction. Le nom de l’entreprise est ajouté en-dessous, le cas échéant.
Le corps d’une lettre
Au-dessus du corps de la lettre peut être introduit l’objet de la missive ou du mail de motivation, mais celui-ci n’est absolument pas attendu, surtout en ce qui concerne les mails. L’objet est conseillé lorsque vous envoyez un courrier administratif ou pour une candidature au sein d’un entreprise.
Le corps de toute lettre doit être structuré en une introduction, un développement et une conclusion. Se place enfin, les formules de politesse qui nous intéressent.
Pour bien écrire le corps d’une lettre, suivez une logique et une idée principale par paragraphe. Votre conclusion de lettre peut rappeler son introduction, afin de donner un sentiment de cohérence à votre courrier.
Une expression toute faite peut être utilisée en début de chaque paragraphe pour articuler vos idées : « Tout d’abord, ensuite, par ailleurs, d’une part, d’autre part, enfin, pour terminer, en terminant, etc. »
Choisir son style de rédaction en fonction de l’intention
Une lettre de motivation, un mail de motivation ou une simple missive devra être adaptée en fonction de vos intentions. Votre ton doit être le plus clair possible.
Si parfois, l’ironie est de mise, selon le contexte, il est toutefois conseillé de rester pragmatique et de présenter des faits. En effet, parfois, le fait d’user de sentiments dans ses écrits avoir l’effet inverse de l’intention de départ.
Si vous souhaitez faire entendre votre voix dans un contexte bien précis, il est conseillé de faire une lettre qui serve vos intérêts, mais dénuée d’émotions mal placées. Il est important de pouvoir mettre de côté certaines émotions afin de rédiger une lettre claire. De cette manière-là, vous donnez plus de chances à votre courrier d’avoir un impact positif sur votre destinataire, qui ne sentira pas attaqué.
Lettre : les diverses formules de politesse
En toute fin de courrier, viennent les formules de politesse. Mais comment bien les choisir ? Et comment les employer sans être trop pompeux ? Comment choisir la juste mesure lorsqu’on ne connaît pas le destinataire de notre lettre personnellement.
Les formules de politesse sont diverses et variées. Il s’agit en général d’une expression de salutation, d’une formule simple pour clore et conclure une lettre sur une expression toute faite.
Ces formules se choisissent en fonction de la personne à qui vous vous adressez. Des paramètres sont à prendre en compte dans votre correspondance et dans le choix des formules et de l’expression :
- hiérarchie
- entreprise ou institution
- position du destinataire
- position que l’on souhaite prendre vis-à-vis du destinataire
- l’emploi d’un ton particulier est très parlant
- degré de respect exprimé ou attendu
Les expressions et formules de politesse les plus courantes sont les suivantes, par ordre :
- Salutations distinguées / sincères salutations (destinataire égal)
- L’expression de [mes] sentiments dévoués / assurance de [ma] considération distinguée / assurance de [ma] haute considération
- Assurance de [ma] très haute considération (destinataire haut-placé) / expression de [mes] sentiments très respectueux / expression de mes sentiments les plus distingués, etc.
Introduire une formule de politesse
En ce qui concerne la manière d’introduire des formules ou une expression de politesse, vous avez le choix, selon la hiérarchie qui existe :
- Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance / l’expression de les sentiments distingués, etc.
- Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance
- Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments dévoués.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mon sentiment dévoué
Pour une expression moins formelle et des formules plus légères et amicales, on emploiera volontiers :
- Croyez, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs
- Amicalement vôtre / sincèrement vôtre
- Cordialement, bien cordialement
- Amitiés
- Salutations
- Amicales salutations
- Mes sentiments amicaux
- Mes meilleurs sentiments
- Mon amical souvenir
- Toute notre amitié
- Mes hommages (d’un homme à une femme)
Vous terminez enfin votre lettre ou votre mail par l’apposition de votre signature. Elle se pose en bas à droite, après avoir sauté quelques lignes pour faire respirer votre lettre.
Si vous respectez ces quelques codes d’écriture, soyez assuré que votre mail de motivation ou votre lettre ne sera pas rejetée du fait de sa forme.
Lorsque l’on accorde de l’importance à la forme, alors le fond peut tout de suite être mieux entendu. restez clair, faites des phrases courtes et n’oubliez pas un seul instant à qui vous vous adressez. Votre lecteur doit pouvoir lire votre missive sans être gêné par quoi que ce soit.
Cela vaut pour une sous-estimation mais aussi pour une surestimation de votre destinataire, qui peut être mal reçue, selon la personne que vous avez en face de vous.
La tradition épistolaire en France
Ecrire est une grande spécificité en France. Si parfois l’on pense qu’il est accepté de pouvoir se passer des formules de politesse, faites vos propres expériences. Bien vite, vous vous apercevrez que le fait de savoir écrire un lettre ou un mail, dans un contexte professionnel ou même institutionnel, est primordial pour se faire entendre et prendre au sérieux.
Il est possible de trouver de nombreux modèles de lettres sur Internet. Vous choisissez avec soin l’expression ou la formule de politesse qui vous semble la plus adaptée à votre situation et à votre intention première.
Bonne rédaction !
