Le K-bis est un document obligatoire pour toute personne physique et morale exerçant une activité morale et inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il atteste de son existence juridique et lui permet d’exercer son activité de manière légale. Ce document est délivré au moment de l’immatriculation de l’entreprise sous 3 à 7 jours ouvrables après le dépôt de la demande. Sa durée de validité est de 3 mois. Au-delà de ce délai, le dirigeant doit faire une demande de K-bis.
L’extrait K-bis est un document public. Cela signifie que toute personne peut faire une demande de ce document officiel pour toute entreprise qui l’intéresse. Par exemple, un partenaire commercial, un fournisseur, un client, etc. Mais comment obtenir un K-bis ? La demande est-elle payante ou gratuite ? Les réponses dans les lignes qui suivent.
Demander le K-bis au greffe du tribunal de commerce compétent
Le K-bis est la carte d’identité de l’entreprise. Ainsi, il recense toutes les informations utiles à son sujet, dont son identité et son adresse. De ce fait, il est accessible à toute personne qui en fait la demande (dirigeant d’entreprise dans le cas d’un renouvellement de K-bis après le délai légal de 3 mois, et une personne extérieure) du moment qu’elle fournit son nom ou son numéro SIREN.
Pour ce faire, le demandeur doit se rendre au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise qui l’intéresse. La recherche se fait en donnant la dénomination sociale, le nom ou le sigle de l’entreprise. Il est également possible d’utiliser le numéro SIREN pour obtenir le K-bis. Pour les départements de l’Alsace et de la Moselle, la demande se fait auprès du tribunal d’instance ou de grande instance.
L’extrait K-bis est signé et certifié par le greffier du tribunal de commerce et envoyé par voie postale sous 3 à 7 jours ouvrables.
La demande de K-bis auprès du tribunal de commerce est une démarche payante. Au 1er janvier 2021, le tarif est de 2,69 €.
Envoyer une demande de K-bis par voie postale
Si le demandeur ne peut pas se déplacer au tribunal de commerce ou au tribunal d’instance ou de grande instance, il peut adresser sa demande par courrier. Pour ce faire, il aura toujours besoin de renseigner la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, ou encore son numéro SIREN.
Le K-bis certifié et signé par le greffier est également envoyé par voie postale sous 3 à 7 jours ouvrables après réception de la demande.
La demande de K-bis par courrier coûte 4,03 € au 1er janvier 2021.
Bon à savoir : seul le K-bis signé et délivré par le greffe du tribunal de commerce fait foi pour toutes démarches administratives au nom de la société.
La demande en ligne : la démarche la plus rapide
En effet, pour gagner du temps, toute personne qui fait une demande de K-bis peut faire la démarche en ligne sur le site infogreffe.fr. Pour ce faire, il faut :
- Utiliser le formulaire de recherche pour se rendre sur le site infogreffe de l’entreprise.
- Aller sur la partie « Documents officiels » et cliquer sur l’onglet « Extrait Kbis ».
- Sélectionner le ou les modes de transmission (courrier ou voie électronique) du document. Il est ajouté automatiquement au panier.
- Cliquer sur « Terminer ma commande » ou sur le panier situé en haut de page.
Il est possible de suivre les étapes du tunnel de commande afin de récupérer le document officiel et le justificatif.
La demande K-bis en ligne est également payante. Le coût est de 3,37 € au 1er janvier 2021.
Remarque : le chef d’entreprise qui désire recevoir périodiquement l’extrait K-bis à jour de son entreprise peut cliquer sur l’onglet « recevoir régulièrement un extrait Kbis ».
Comment obtenir gratuitement un extrait K-bis ?
Depuis 2019, il est possible d’obtenir gratuitement un extrait K-bis depuis le site MonIdenum. Il s’agit d’un portail sécurisé 100 % en ligne mis en place par les greffiers des tribunaux de commerce.
Ce site a été créé afin de simplifier les démarches administratives des entrepreneurs. Ainsi, le site MonIdenum est accessible uniquement aux dirigeants d’entreprise qui souhaitent commander rapidement et gratuitement un extrait K-bis mis à jour. Ils ont la possibilité de télécharger ce document de manière illimitée.
Plus généralement, les personnes physiques et morales inscrites au registre du commerce (RCS), au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) ou au registre spécial des entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (RSEIRL). Ainsi, les entreprises qui peuvent faire une demande gratuite et illimitée de K-bis sur MonIdenum sont :
- Les microentrepreneurs.
- Les sociétés.
Pour accéder au service MonIdenum, il faut :
- Se rendre sur MonIdenum et l’activer.
- Renseigner les informations suivantes : identité du dirigeant (carte d’identité recto verso) email, numéro de téléphone, et le nom de l’entreprise.
- Se connecter à son compte.
- Dans l’espace dédié, cliquer sur l’onglet « Kbis et Performances ».
- Cliquer sur télécharger. Le K-bis est alors imprimé sous format PDF.
Si tous les éléments sont fournis, le compte est activé immédiatement.
Attention, certains sites proposent de commander directement un extrait K-bis en ligne. Ces sites souvent situés à l’étranger n’ont pas valeur légale de délivrer un K-bis. Seul le document délivré par le système est reconnu et fait foi auprès des administrations.
Bon à savoir : le site MonIdenum est également accessible aux artisans inscrits au répertoire des métiers qui souhaitent faire une demande d’extrait D1. En outre, les agents commerciaux immatriculés aux RSAC ainsi que les personnes physiques immatriculées au RSEIRL peuvent également utiliser le site pour faire la demande gratuite de l’équivalent de leur K-bis.
Quid de la modification de K-bis
Pour tout changement intervenant dans la vie de l’entreprise et modifiant ses statuts (changement de dénomination sociale, transfert de siège social, modification de l’objet social…), le Kbis doit être modifié en conséquence. Dans ces cas, la demande de nouveau K-bis se fait uniquement en ligne sur le site infogreffe.fr.
Pour cela, il suffit de rendre sur le site et de se connecter à son compte. Ensuite, il faudra :
- Renseigner le numéro SIREN.
- Mentionner la formalité à accomplir.
- Remplir le formulaire et télécharger les justificatifs nécessaires.
- Signer électroniquement le formulaire.
- Régler les frais de greffe.
