Une fiche de projet est incontournable en entreprise, car elle intervient dans la définition de l’organisation partielle ou entière d’un projet. Elle se présente comme un livrable qui doit mentionner les actions et étapes à accomplir pour la réussite du projet.
En d’autres termes, il s’agit de la carte d’identité de ce dernier et elle évite aux équipes de prendre des risques inutiles. C’est ainsi grâce à elle que les projets deviennent compréhensibles par l’ensemble des parties prenantes. Comment réussir l’élaboration d’une fiche projet ? Voici 6 caractéristiques que vous devez prendre en compte.
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Fiche de projet : des informations essentielles
Une bonne fiche de projet doit comporter les informations essentielles relatives au projet. Elle doit en effet mentionner :
- les principaux objectifs du projet,
- le donneur d’ordre, les exécutants,
- la méthode d’organisation de la gestion de projet,
- la fréquence d’envoi des livrables,
- les ressources à disposition,
- les contraintes et les risques du projet.
Le project manager doit regrouper toutes les données nécessaires pour le bon déroulement du projet dans cette fiche. Celle-ci contiendra alors tous les points importants, les actions indispensables et les étapes nécessaires à la réalisation des tâches.
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Si vous êtes chargé de son élaboration, vous devrez faire en sorte de faire apparaître toutes les informations essentielles. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous inspirer d’un exemple de fiche projet sur internet afin de réaliser un pilotage efficace.
Des objectifs bien établis sur la fiche projet
La non-définition d’objectifs clairs serait la cause de 37 % des échecs des projets d’après les cadres dirigeants. En effet, sans des objectifs explicites, les tâches, les échéances et les exigences définies dans la fiche ne pourront pas avoir un ancrage dans la réalité. Alors, une fois que la liste des besoins des parties prenantes a été établie, il faudra faire une liaison avec les objectifs et les résultats clés. On parle alors de la méthodologie OKR (objectifs et résultats clés).
Nous vous conseillons de répertorier les objectifs du projet dans un tableau qui sera intégré à son tour dans la fiche projet. Ensuite, reliez-les aux exigences auxquelles ils répondent. C’est sur cette base que vous pourrez poser les jalons et déterminer les tâches indispensables.
Une partie consacrée à la portée du projet
Après l’ébauche du projet, la fiche devra avoir une partie qui détaille la portée du projet. Il s’agira ici d’analyser chaque livrable et de définir les séries de tâches nécessaires à l’atteinte des objectifs. Pour chaque tâche, il faudra indiquer sa durée, les ressources nécessaires et la personne en charge de son exécution.
De même, il faudra finaliser, noter et centraliser les détails du projet de manière à ce que tous les intervenants puissent avoir une seule et unique source d’informations. La fiche de projet doit être facilement consultable pour éviter les risques de malentendus pouvant affecter le bon déroulement du plan établi.
Un programme détaillé du projet
La fiche de projet doit également intégrer la programmation du projet en question. À cet effet, le diagramme de Gantt est un outil pratique et efficace, même si dans la réalité il est très fastidieux à maintenir. Il permet une visualisation facile et rapide du calendrier des actions. En d’autres termes, c’est un planning interactif offrant un aperçu complet de l’avancée, de la portée et des dépendances du projet.
Ces dernières doivent d’ailleurs être réalisées bien avant le début des autres tâches. Lors de l’organisation, il est conseillé de définir des sous-tâches afin de hiérarchiser celles qui sont prioritaires et les moins importantes. Ceci est un bon moyen de générer des rapports clairs et de mieux gérer les ressources.
Les tâches sont perçues comme les actions individuelles qui doivent être menées à bien pour l’atteinte des objectifs. En ce qui concerne les sous-tâches, elles ne doivent pas excéder plusieurs jours. Elles consistent en la division d’une tâche en plusieurs sous-étapes plus petites, dont la réalisation permettra d’accomplir la tâche principale. Quant aux jalons, ce sont les événements majeurs qui permettent la division du projet en plusieurs parties. Ils serviront de points de contrôle tout le long de celui-ci.
Au moment de définir des tâches, nous vous conseillons de prévoir un temps supplémentaire pour les plus importantes. L’idée est d’avoir une marge de manœuvre pour les imprévus et les urgences (indisponibilité d’un membre, besoin de plus de temps…). Toutefois, il ne sera pas nécessaire de prendre une marge pour toutes les tâches. Prenez le soin d’évaluer les risques et d’ajouter une marge là où cela semble nécessaire et censé.
Pilotage de projet : la définition des rôles, des responsabilités et des ressources
Dans une bonne fiche de projet, on doit également trouver les rôles, les responsabilités et les ressources. Ces dernières désignent les personnes, l’argent ou les équipements nécessaires pour l’accomplissement du projet. Après le choix des outils et la définition d’un budget, il faudra aussi prendre en compte les parties prenantes.
En ce sens, l’utilisation d’un outil spécifique pourra aider à définir les différents responsables de la concrétisation des actions. Nous pouvons citer par exemple la matrice RACI qui est un outil énumérant les tâches d’un projet, les décisionnaires, les personnes consultées et les intervenants à informer.
Par ailleurs, le plan de projet doit indiquer la façon dont les demandes entrantes pouvant affecter le budget ou le planning seront filtrées. Pour les chefs de projet, certains outils pratiques aideront à visualiser les tâches d’un projet en termes de flux de travail de l’équipe. Ce qui permettra d’avoir de la flexibilité et de la visibilité pour un parfait équilibre des charges de travail.
Il y a aussi le logiciel de gestion de projet qui est un outil pratique facilitant le travail d’équipe ainsi que les échanges entre les parties prenantes. Il met à votre disposition un large panel de fonctionnalités comme :
- la planification quotidienne et périodique,
- la répartition et le suivi des tâches,
- la gestion des ressources,
- l’amélioration de la communication,
- le suivi de la rentabilité du projet,
- etc.
Cette solution permet au chef de projet d’être en permanence connecté avec tous les intervenants et de suivre l’avancement du projet.
La définition de la communication
La fiche de projet doit également mentionner les différents outils de communication grâce auxquels toutes les parties prenantes auront les informations nécessaires. Les experts conseillent de stocker tous les éléments du projet (tâches, documents, mises à jour, rapports…) au niveau d’une seule et même plateforme. Un outil de collaboration sera d’ailleurs parfait pour faciliter le suivi des progrès, partager les mises à jour et l’apport de modifications. Les participants sauront ainsi comment faire pour communiquer et accéder aux données importantes tout au long du projet.
Enfin, une bonne fiche de projet doit permettre à tous d’identifier les risques et les potentiels problèmes susceptibles de survenir. Il faudra ensuite que ces contraintes soient prises en compte par toute l’équipe afin qu’elle puisse se préparer à les affronter.
